Le journal comptable : le livre des mouvements, jour après jour

D’après les fiches d’Entreprendre Service Public, le livre-journal est le livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés. Le plan comptable général prévoit que toute entité tient un livre-journal et un grand livre, et que chaque écriture indique l’origine, le contenu et l’imputation de la donnée, avec la référence de la pièce justificative.

• Garder la trace chronologique de chaque mouvement : la date, le libellé, les comptes touchés et la pièce justificative.
• Alimenter le grand livre : les écritures du journal y sont reportées et ventilées selon le plan de comptes.
• Alimenter le grand livre, puis la balance des comptes et les documents de synthèse.
• Retrouver une opération grâce à sa pièce justificative, dont la référence est portée à chaque écriture.

Le plan comptable général de l’Autorité des normes comptables énonce à son article 1021-1 que toute entité tient un livre-journal et un grand livre. L’article 1031-2 prévoit que les mouvements affectant le patrimoine sont enregistrés sur le livre-journal soit jour par jour, opération par opération, soit par récapitulation au moins mensuelle des totaux, à condition de conserver tous les documents permettant de vérifier les opérations. Les écritures reposent sur la partie double : tout mouvement est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit.

Le tableau suivant reprend l’exemple fictif de la page. Chaque ligne relie deux comptes du plan, pour un même montant.

Le texte exige que le caractère définitif des enregistrements soit assuré. Pour une comptabilité informatisée, une procédure de validation interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement. Pour les autres, l’absence de tout blanc ou altération y pourvoit. Une procédure de clôture fige la chronologie et protège l’intangibilité des écritures. La fiche sur les obligations comptables d’une société commerciale ajoute que les livres tenus par une société reçoivent un numéro d’identification répertorié par un greffier et sont cotés et paraphés.

La même fiche décrit une comptabilité simplifiée pour la société soumise à un régime réel simplifié : seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés jour par jour, les dettes et les créances sont constatées à la clôture, et la centralisation des écritures peut se faire tous les 3 mois au lieu de tous les mois. La fiche sur les obligations comptables du commerçant reprend ces règles pour l’entrepreneur individuel commerçant. Les seuils qui conduisent à tel ou tel régime se lisent sur les pages officielles et changent : cette note n’en reproduit aucun.

La fiche sur les obligations comptables du micro-entrepreneur décrit un autre dispositif. Le micro-entrepreneur tient un livre des recettes encaissées, enregistrées chronologiquement avec le montant, l’origine, le mode de règlement et la référence de la pièce justificative, dont il fait le total tous les 3 mois. Un registre des achats s’y ajoute selon l’activité. Les informations de ces registres se conservent 10 ans à partir de la clôture de l’exercice concerné. Pour le lien avec les comptes, voir la note sur le compte comptable, et pour la suite des écritures celle sur le grand livre.