Le grand livre : les comptes rassemblés un par un

Selon la fiche d’Entreprendre Service Public sur les obligations comptables, le grand livre est le livre qui rassemble tous les comptes : il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l’ordre de numéro prévu par le plan comptable général. L’article 1021-2 du plan dispose que les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre, ventilées selon le plan de comptes de l’entité.

• Voir, pour un compte donné, tous les mouvements qui l’ont touché et leur total : c’est la lecture compte par compte.
• Calculer le solde d’un compte, c’est-à-dire l’écart entre ce qui a été débité et ce qui a été crédité.
• Préparer la balance des comptes, point de passage vers le bilan et le compte de résultat.
• Rapprocher chaque inscription d’une écriture du journal, d’où elle a été portée.

L’article 1021-2 du plan comptable général de l’Autorité des normes comptables relie les deux livres : les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre, ventilées selon le plan de comptes de l’entité. Le livre-journal et le grand livre se détaillent en autant de journaux et de livres auxiliaires que l’importance et les besoins de l’entité l’exigent, et les écritures des auxiliaires sont centralisées au moins mensuellement sur les deux livres principaux. La fiche sur les obligations comptables d’une société commerciale définit le grand livre comme celui qui rassemble tous les comptes.

L’exemple de la note sur le journal comptable sert de base. Le tableau est calculé : pour chaque compte, le total des montants débités, le total des montants crédités et le solde qui en résulte.

Le total des soldes débiteurs égale celui des soldes créditeurs, puisque chaque écriture a été passée en partie double. La balance des comptes, que le plan comptable cite comme étape avant les documents de synthèse, rassemble ces totaux.

Le plan comptable général prévoit que le livre-journal peut être coté et paraphé et que des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre-journal et de grand livre, à condition d’être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. La fiche sur les sociétés précise que les livres sont numérotés par un greffier et que les écritures s’appuient sur une pièce justificative.

Les textes lus décrivent le grand livre en principe. Ils ne disent pas quelle présentation adopter, ni si une entreprise qui bénéficie d’un régime allégé en tient un sous cette forme. Le micro-entrepreneur, par exemple, relève des registres décrits par la note sur le journal. Pour le détail des numéros de compte, voir la note sur le compte comptable.